4 pontos de atenção para definir a política de viagens na sua empresa

Uma política de viagens traçada de forma simples e eficiente proporciona melhoria na qualidade das viagens e reduz o tempo com processos administrativos e operacionais, promovendo um maior controle de custos e aumentando a possibilidade de crescimento da empresa. Lembrando que viagens corporativas estão a cada dia mais fazendo parte do dia a dia de empresas que desejam ganhar novos mercados, organizar esse tipo de viagem não é tarefa fácil. Por isso, elaboramos algumas dicas para definir a política de viagens da sua empresa, para que você possa economizar e investir em outros setores não menos importantes.

Procedimentos de funcionários

Para definir a política de viagens da sua empresa, comece com uma descrição do procedimento que seus funcionários devem seguir antes e durante a viagem. Inclua também um formulário contendo as informações necessárias para a aprovação da viagem. Deve especificar nome do evento, motivo da organização da viagem, se a mesma será cobrada do funcionário, custo total estimado e datas. Especificar também quais superiores, por título, podem aprovar viagens para os funcionários.   Tais procedimentos podem ser manuais ou com auxílio de ferramentas especializadas, tal como o Corporate Go, produto da própria Envision Tecnologia.

Especificar opções

Todas as ações de funcionários na viagem devem ter seus custos controlados e previamente aprovados, assim como os relatórios da viagem devem estar compartilhadas com seu departamento de recursos humanos e financeiro. Se a sua empresa realiza viagens frequentes, deve especificar isso em sua guia de política de viagens, fazendo uma “simulação” de gastos com despesas de funcionários. Seu guia deve conter também se a sua empresa permite ou não que os funcionários  visitem outros lugares fora dos horários descritos pelos compromissos da viagem, e se essas visitas serão ou não por conta da empresa.  Veja mais detalhes de um sistema que controla este fluxo de aprovação clicando aqui.

Definir despesas

Defina valores diários para os funcionários, para cobrir as refeições, gorjetas, táxis, telefonemas, estacionamento, entre outros gastos. Especifique também se os funcionários precisarão apresentar recibos ou faturas de cartão de crédito, para controle de custos. Além disso, é interessante incluir uma “taxa extra”, que poderá ser gasta se houver alguma necessidade específica. Exemplo: se o valor máximo diário para gastos com almoço for de $30, e o funcionário precisar gastar mais, a “taxa extra” será controlada através de recibo do estabelecimento, que deverá ser cobrada do funcionário, posteriormente.

Incluir procedimentos de segurança

Exija que os funcionários incluam o número de telefone do hotel em que vão ficar, bem como um número de telefone celular para que eles possam ser comunicados no caso de alguma emergência. Exija também seus itinerários, incluindo os tempos de viagem de trem, de vôo, check-in, check-out e horários de palestras ou reuniões.

Quais procedimentos sua empresa toma quando se trata de viagens corporativas? Quais processos você usa para descrever o “roteiro” que sua equipe deve seguir? Tem alguma dúvida, crítica ou sugestão? Fale conosco, assine nossa newsletter e receba dicas para alavancar o seu negócio!

 

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