Políticas de viagens mais utilizadas nas empresas brasileiras

 

Por muito tempo, as viagens corporativas representaram uma verdadeira dor de cabeça para o departamento financeiro das organizações, principalmente porque, na maioria dos casos, a falta de critérios e de regras objetivas para o dispêndio de recursos faziam com que as mesmas se tornassem onerosas e pouco produtivas. Por outro lado, embora hoje o acesso à tecnologia permita o encurtamento de distâncias e o desaparecimento de barreiras, a decisão de suspender permanentemente este tipo de empreitada se mostra pouco realista na prática.

Para controlar os gastos dessas viagens nos mais variados campos organizacionais – desde o estratégico até o operacional – muitas empresas têm desenvolvido políticas internas de viagens. Basicamente, essas políticas delimitam regras de conduta que devem ser observadas por quaisquer funcionários a serviço da empresa. Embora, para muitos, essa estratégia represente o aumento de processos burocráticos internamente, sua implementação vem sido bastante recomendada, por garantir a sustentabilidade e a saúde dos recursos financeiros.

Nesse post você vai conferir como as grandes empresas brasileiras têm formulado suas políticas de viagens, para adaptar as estratégias às suas necessidades internas. Confira!

Orientação no lugar da imposição

Embora o estabelecimento de regras seja um critério fundamental para garantir o uso eficiente de recursos, na maioria dos casos a exacerbação dessas regras pode fazer com que o processo se torne lento e, consequentemente, questionável. Muitas empresas têm observado que a imposição mais coercitiva de normas tem desestimulado, inclusive, a realização das viagens corporativas.

Princípio do maior interesse

O que tem sido feito, portanto, é a formulação de políticas internas com um caráter mais explicativo do que normativo. Ou seja, em vez do decreto e da lei, tem se optado pela regulamentação. Desta forma, é possível alinhar perfeitamente os interesses do departamento financeiro – que assumirá um caráter fiscalizador – e dos profissionais.

Outro ponto a ser observado é a questão da autoridade responsável por organizar a fiscalizar as políticas. Passar todas essas demandas para o nível estratégico certamente não é a melhor opção, portanto, elas devem ser direcionadas para o nível tático e operacional. Enquanto que o primeiro (gerente de finanças) ficará responsável pela fiscalização, o segundo (supervisor operacional) será aquele que avaliará e filtrará os pedidos.

No caso de a própria direção decidir por realizar viagens, a mesma deve obedecer os critérios adotados por ela e se submeter à regulamentação. Chamamos essa questão, na administração, de princípio do maior interesse, já que o departamento que deve se responsabilizar pela supervisão, no caso, o financeiro, é aquele que mais será cobrado caso haja eventuais falhas e contratempos.

Detalhamento é importante

Por fim, devemos destacar que o detalhamento da política também tem sido bastante importante em todo o processo. Basicamente, ele deve abranger desde os formulários de requisição de viagem a serviço, até as normas internas, que devem ser distribuídas para todos os campos administrativos da empresa. Por serem detalhadas e minuciosas, as políticas devem ser divulgadas internamente e estar sempre disponíveis para consultas.

Uma estratégia que vem ganhando adesão é a substituição das normas impressas por estratégias de comunicação interna, que tornem as informações mais palatáveis e claras para toda empresa. Isso não significa dizer que se deve abandonar o estabelecimento dos critérios em um documento a ser distribuído a todos, apenas é uma forma de divulgação de informações mais lúdica e acessível. No mercado existem ferramentas que fazem a organização das viagens da sua empresa, de acordo com as regras que você cadastrar no sistema. Por exemplo, se quiser deixar que um funcionário viaje somente por determinada companhia aérea, caso ele escolha outra, o sistema bloqueia a emissão da passagem. É muito eficiente e realmente vale a pena investir.

E você, já delimita uma política de viagens? Ficou com alguma dúvida? Deixe nos comentários! Não se esqueça de acessar o nosso blog para conferir mais dicas!

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