Use o tempo a seu favor: saiba como os roadmaps podem acelerar a produtividade da sua empresa de turismo

Pensando na dificuldade em manter o controle da produtividade da sua empresa de turismo, o post de hoje fala sobre alguns métodos eficientes para medir melhor o quanto você produz em determinado período, e aumentar cada vez mais, gradativamente. Essas dicas podem ser usadas não só no trabalho, como na faculdade, no curso, em casa, ou qualquer outro cargo dentro de uma empresa e é válido para que possamos nos centrar no que é realmente relevante e prioritário. Boa leitura! :)  

Afastando os obstáculos

Um dos maiores trunfos que um profissional pode ter (seja ele de qualquer área) é saber como usar o tempo a seu favor. Ou seja, ser dinâmico, atento e produtivo é crucial para manter a satisfação de seus superiores com o seu trabalho e também para que você possa crescer dentro da instituição. Para fazer isso, primeiramente é preciso dar um “chega pra lá” nas distrações, como alertas do Skype, WhatsApp, Facebook e afins. Estabeleça o seguinte: Se você trabalha, por exemplo, das 09h às 17h, firme esse horário somente para o trabalho. Para você e para os outros. Falando assim parece ser fácil, mas quando chegar aquele “vibra” do celular, e você coçar para ver a mensagem do grupo “Desocupados”, por exemplo, espere. Não é nada urgente. E ninguém vai morrer se você demorar a responder. Entende o critério? É uma questão de prioridade, somente. E quando estiver no trabalho, esteja nele, se esforçando para resolver as tarefas de lá. Isso não quer dizer necessariamente que você deva largar o celular ou os messengers da vida – use-os, mas com bom senso. Ative os botões de “ocupado”, eles costumam funcionar. E se nada disso estiver resolvendo? Apele para a tecnologia. Existem alguns apps que restringem o uso de sites que tiram o seu foco, como o exemplo do Leech Block, que bloqueia os sites que você pedir. É só baixar e dar continuidade nos seus projetos. E o melhor de tudo? É gratuito.

Abuse da sua playlist

Essa, particularmente é a que eu mais gosto. Se você consegue se concentrar em uma atividade ouvindo música, ótimo. Eu demorei um pouco para que conseguisse me concentrar ouvindo música, mas consegui. Sons externos são coisas que me atrapalham muito e dificultam minha concentração. Se sua empresa permite o uso de fone de ouvidos, não pense duas vezes: baixe as músicas que você mais gosta e desenvolva suas atividades de forma agradável. Se você não consegue trabalhar ouvindo músicas com letras, baixe algumas new age – são músicas de fundo, sem letras, só instrumental, próprias para relaxar. É bacana ouvir música porque “abafa” os sons das influências externas, como telefone, conversas de outros departamentos, o barulho da rua, etc, te ajudando consideravelmente a manter a concentração e o foco.

Faça pequenas pausas e não pire!

No ambiente corporativo nos vemos “sob pressão”, com metas, horários, prazos, etc. Para evitar uma sobrecarga, faça pequenas pausas de 10 ou 15 minutos. Levante, tome um café, dê uma olhada na paisagem (se você tiver acesso à alguma janela), e se sua empresa tiver sala de descompressão (ou sala de descanso), aproveite. Funciona muito principalmente depois de reuniões de longa duração ou brainstormings, onde você se vê pressionado a entregar grandes resultados. Recarregar as baterias é essencial para encarar mais algumas horinhas de concentração.

Organize suas ideias

Quando estamos fazendo alguma tarefa, e de repente surge aquela ideia sensacional que é perfeita para alguma outra coisa que você está planejando. O que fazer? Use o Mind Map. Mind Map, para quem ainda não sabe são mapas mentais gráficos para organizar as ideias por categorias. Exemplo: Você está no trabalho e lembrou de um assunto bacana para abordar na sua monografia da faculdade. Vá até o seu Mind Map online, adicione uma nova categoria: Monografia – assunto. Pronto! Já é uma referência que você com certeza se lembrará posteriormente. Adicione o link aos favoritos e divirta-se: os mind maps são divididos por cores, cuja visualização é rápida e de fácil associação.

Sprints e RoadMaps

Essas duas ferramentas são uma das que eu uso no trabalho para controlar minha produtividade a curto prazo. Ligados aos planejamentos da organização, geralmente quem faz a estrutura das Sprints são os gestores de cada departamento, especificando as tarefas, os responsáveis, a data e o esforço utilizado em cada atividade. Especificam status de andamento, se já foram iniciados ou se já estão concluídos. As Sprints são semelhantes às planilhas do Excel, porém com uma diferença: elas são compartilhadas com todos os integrantes do departamento, e tem prazos específicos. Cada atividade tem uma numeração de esforço, onde é “medido” sua dedicação na tarefa. Exemplo: criação de hotsite: esforço 200. Editorial: esforço 600. Cada atividade, no fim do mês, se for alcançada, seus pontos são somados e relatados aos superiores. Se nessa sprint, por exemplo, tivessem somente a criação do hotsite e do editorial, o esforço seria, ao final do mês, de 800 pontos. É uma forma muito interessante de “mostrar” aos outros setores da empresa o que seu departamento está fazendo, quem está fazendo, a quantidade de esforço para cada task e o prazo para a entrega de cada atividade. O Road Map é uma ferramenta que “engloba” as sprints. São gráficos que ilustram cada sprint e mostram um resultado maior a longo prazo. Geralmente ficam na mão dos diretores da empresa, para que possam enxergar de forma clara cada sprint de cada departamento, mantendo o total controle sobre as atividades que são desenvolvidas. Dê um print na tela onde estão as suas atividades e coloque como papel de parede da sua área de trabalho do computador da empresa. Ou deixe o arquivo em jpeg salvo na área de trabalho, de forma fácil para que você possa se organizar e ter acesso rápido a ela. Dessa forma o gestor do departamento não precisa ficar monitorando de hora em hora o que você estiver fazendo, visto que a planilha da Sprint é online e compartilhável, ou seja – o que você estiver fazendo vai estar lá, especificado, 24 horas por dia. Para fechar o artigo, existem diversas formas de controlar suas atividades. Roteiros, de uma forma geral, são ótimos para o desenvolvimento de qualquer trabalho longo, e o estabelecimento de metas e prazos também. Sua produtividade pode aumentar consideravelmente com eles… Vale muito a tentativa. E você. usa algum outro método para controlar suas atividades diárias? Vou ficando por aqui e até a próxima!

---